Nếu bạn là người mới với việc sổ tay planner, thì chắc hẳn bạn sẽ lên google mà tìm kiếm các cách hướng dẫn, các mẹo, các tips,.. các lưu ý khi lập kế hoạch với sổ tay với keyword “Planner Journal” và những cụm từ liên quan.
Sẽ có vô vàn blog, video, hình ảnh hướng dẫn với cả một đống nội dung là hướng dẫn bạn cách để thực hiện nhưng nếu bạn vẫn chưa thực sự hiểu về sổ tay Planner thì đây là bài viết dành cho bạn
Sổ tay planner ( sổ tay lập kế hoạch) là gì ?
Sổ tay Planner là một công cụ quan trọng và thiết yếu để quản lý thời gian, sắp xếp công việc hiệu quả và hợp lý. Tuy nhiên không phải ai cũng tìm hiểu để biết rõ bản chất của nó, cũng như từ đó để sử dụng nó một cách hiệu quả triệt để. Dù bạn là người mới lần đầu lập kế hoạch bằng với sổ tay, hay chuyển từ việc lập kế hoạch trên các thiết bị điện tử, các ứng dụng để trở về với sổ tay và bút thì đây chính là bài viết dành cho bạn.
6 bước lập kế hoạch cá nhân bằng sổ tay Planner
1 Mua sổ tay planner phù hợp với nhu cầu của bạn.
Sổ kế hoạch hàng ngày có bán ở nhiều cửa hàng, như các shop cung cấp đồ văn phòng, cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng bán lịch, và bán trên mạng. Giá cả có thể khác nhau từ vài chục ngàn đến trên một triệu. Tuy tính thẩm mỹ là quan trọng, nhưng điều đầu tiên và quan trọng nhất là cần chú ý đến cách bố trí và các phần của sổ kế hoạch. Nhớ chọn quyển có cách bố trí mà bạn thấy hài lòng, đồng thời hợp với phong cách và trách nhiệm của bạn.
2 Đưa các thông tin vào kế hoạch của bạn vào sổ tay planner.
Khi mới mua sổ kế hoạch, bạn sẽ phải đưa vào rất nhiều thông tin. Bạn có thể có các cuộc hẹn đã lên lịch trước đó, các nhiệm vụ đang thực hiện và những thông tin ngẫu nhiên xung quanh. Việc này sẽ giúp cho bạn quản lý thông tin cũng như kế hoạch được sát sao hơn.
Mọi thứ bạn cần sẽ chỉ ở trong 1 cuốn sổ thật tiện phải không nào? Dành ra một hoặc hai tiếng để củng cố tất cả những thông tin tản mát này cho vào sổ kế hoạch hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện việc nhập thông tin đúng cách. Nó cũng sẽ cho phép bạn lập kế hoạch thời gian hiệu quả hơn. Những điều cần ghi vào sổ kế hoạch bao gồm:
- Thông tin liên lạc quan trọng với gia đình, đồng nghiệp, bạn bè và khách hàng
- Lịch học
- Các cuộc họp
- Hạn cuối cho các dự án ở trường hoặc chỗ làm
- Sinh nhật của những người thân yêu
- Thay đổi ca làm việc (nếu công việc của bạn không theo lịch trình cố định)
- Các cuộc hẹn khám sức khỏe và cá nhân
- Các sự kiện đặc biệt trong công việc và cá nhân
- Các ngày quan trọng cho sở thích hoặc các hoạt động ngoại khóa (ví dụ như ngày tham gia chạy bộ vì 11 thành phố đáng sống hoặc lớp học nhảy zumba)
3 Đặt ra các mục tiêu từ lớn tới nhỏ cho cả tháng
Liệt kê các mục tiêu cụ thể và thật chi tiết
Rất nhiều chúng ta hay quên mục tiêu của chính mình sau một thời gian, vậy nên bạn cần phải viết ra sổ tay planner những mục tiêu của bản thân như bạn phải làm những gì trong ngày, trong tháng trong năm.
Bạn hãy viết chúng vào nơi bạn thường gặp nhất như một cách nhắc nhở mình, theo mình thì bạn có thể viết ra giấy note hay viết vào quyển planner để luôn mang chúng theo bên người để luôn nhớ về mục tiêu và thực hiện nó.
Số hoá các chi tiết thật cụ thể
Việc bạn ghi cụ thể kèm số có một uy lực cực mạnh giúp bạn có một động lực để bạn hoàn thành mục tiêu của mình,
Ví dụ: Bạn muốn đi ngủ thì phải ghi đi ngủ vào lúc mấy giờ hay bạn hoàn thành mục tiêu vào thời điểm nào, 7.7.2018 thi ielts chẳng hạn. Việc này giúp bạn rõ ràng và làm việc hiệu quả hơn.
4 Theo dõi và kiểm sát sao các mục tiêu cần đạt được trong tháng
Xem sổ tay kế hoạch hàng ngày của bạn mỗi sáng và mỗi cuối buổi chiều. Vào mỗi buổi sáng trước khi đi làm, bạn hãy mở cuốn sổ tay planner ra và kiểm tra lại các cuộc hẹn, cuộc họp và nhiệm vụ sắp tới. Dành một phút để suy nghĩ xem liệu có các nhiệm vụ nào cần phải thêm vào lịch trình hoặc có nhiệm vụ nào cần xóa bỏ. Dùng thời gian này để lập kế hoạch trong ngày sao cho có thể quản lý thời gian một cách khôn ngoan khi bạn đã đến nơi làm việc. Ngoài ra các nhiệm vụ bạn ghi trong cuốn sổ tay planner cũng cần phải được kiểm tra 1 cách chặt chẽ bằng cách đo đếm ( Đã hoàn thành chưa, nếu chưa thì bao nhiêu % và note lại tại sao. Còn nếu có thì cũng take note lại để tạo động lực)
.jpg)
5. Sử dụng sự củng cố tích cực để giữ động lực
Nghĩ về sổ kế hoạch hàng ngày của bạn như một điều tích cực thay vì là vật gây chán nản hay cản trở. Dùng sổ kế hoạch như một phương tiện để tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành nhiệm vụ. Chẳng mấy chốc bạn sẽ nhắm đến việc hoàn thành nhiệm vụ chỉ vì cảm giác khoan khoái gạch bỏ các mục khỏi danh sách những việc cần làm. Để tiếp sức cho bản thân, bạn nên gạch hết mọi việc đã hoàn thành và các cuộc hẹn đã thực hiện xong. Mỗi khi cảm thấy nản lòng, bạn hãy nhìn vào tất cả những việc bạn đã gạch đi và tự hào vì những gì mình đã làm được.
Tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành một số nhiệm vụ nào đó. Tự thết đã mình sau mỗi 5 mục mà bạn đã gạch khỏi bản kế hoạch. Ví dụ, bạn có thể tự đãi mình một ly cà phê hay một vòng đi dạo khi bạn đã chạm được tới mục tiêu mong muốn. Điều này sẽ tạo động lực cho bạn dùng sổ kế hoạch hàng ngày một cách thích đáng cũng như hoàn thành các nhiệm vụ.
Làm một việc yêu thích khi xem sổ kế hoạch hàng ngày. Cố gắng đừng nghĩ về thời gian xem kế hoạch như một bổn phận. Thay vì vậy, hãy coi nó là một công cụ hữu ích. Để liên hệ sổ kế hoạch hàng ngày của bạn với cảm giác tích cực thay vì tiêu cực, bạn thử làm điều gì đó thú vị mỗi buổi sáng và buổi chiều khi xem sổ. Uống một tách cà phê ngon, nhấm nháp một thanh chocolate hoặc nghe một bài hát yêu thích. Bộ não sẽ nhanh chóng liên hệ sổ kế hoạch của bạn với các cảm giác tích cực.
6. Hãy kiên nhẫn
Đôi khi phải cần hai tháng hoặc hơn để thói quen trở nên hoàn toàn tự động. Cho đến lúc thói quen đã bén rễ, có thể bạn trải qua những lần sơ xuất bỏ sổ kế hoạch ở nhà hoặc quên không ghi các cuộc hẹn.
Hãy kiên nhẫn và tha thứ cho mình. Đừng quên rằng cần phải có thời gian để hình thành nên thói quen, và những lần thi thoảng sơ xuất sẽ không ảnh hưởng đến khả năng phát triển thói quen mới của bạn
Có một cách hữu ích là làm một bản kế hoạch hỗ trợ thế chỗ vào những lần bạn bỏ quên sổ kế hoạch ở nhà. Ví dụ, bạn có thể ghi các cuộc hẹn công việc vào giấy ghi chú và đem về nhà để ghi vào sổ kế hoạch. Đối với các sự kiện và thời hạn chót vô cùng quan trọng, bạn cũng có thể dùng phần quản lý công việc trên mạng để gửi cho mình lời nhắc theo giờ: như vậy, bạn sẽ không quên dữ liệu quan trọng ngay cả khi bạn quên sổ kế hoạch.
Trên đây là 1 vài chia sẻ nhỏ dành cho các bạn chưa biết về sổ tay lập kế hoạch . Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này các bạn có thể chọn được quyển sổ ưng ý và đạt được 1 kế hoạch hiệu quả.